Manajemen Logistik

MANAJEMEN PERLENGKAPAN ATAU LOGISTIK

A.    Pengertian

Serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan penggunaan logistik guna mendukung efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

Berdasarkan uraian dari pengertian manajemen dan pengertian logistik, bahwa manajemen lebih menitik beratkan pada cara untuk mengelola barang melalui tindakan-tindakan perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan dan penghapusan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Subagya (1994),” logistik adalah proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan strategis barang, suku cadang dan barang dari para suplier, diantara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para langganan.”

Adapun manajemen logistik adalah sebagai berikut.

Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan yang digunakan untuk kegiatan operasional. Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat, sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif (Subagya, 1994).

B.     Tujuan manajemen logistik

·         Tujuan umum

1.      Tujuan operasional

Tujuan operasional agar tersedia barang / bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai.

2.      Tujuan keuangan

Tujuan keuangan operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah-serendahnya.

3.      Tujuan pengamanan

·         Tujuan khusus

Mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasi.

C.     Implementasi manajemen logistik pada klinik bidan praktik swasta

Untuk melaksanakan praktik bidan terdapat sejumlah persyaratan minimal dan perlengkapan pelayanan kebidanan yang diatur melalui peraturan pemerintah.

1.      Peralatan (steril dan tidak steril)

2.      Bahan habis pakai

3.      Obat-obatan

4.      Formulir dan kelengkapan adsministrasi

Sarana medis-non medis

1.        Sarana non medis

a.         Bangunan dan tata ruang sekurang-kurangnya terdiri dari :

Ruang tunggu :

·         kursi / bangku pasien

·         meja / majalah / surat kabar

·         meja dan kursi petugas pengantar

Ruang pemeriksaan :

·         Meja dan kursi provider

·         Lemari, meja obat

·         Tempat cuci tangan

Kamar kecil (WC)

·         Kenyamanan

·         Keamanan

·         Privacy

·         Kepuasan

Perlengkapan penunjang

·         Buku kas (bila perlu)

·         Buku resep

·         Blanko formulir rujukan

·         Blanko kwitansi

·         Blanko surat sakit

·         Blanko surat sehat

·         Blanko buku kesehatan pribadi

Kelengkapan rekam medis

·         Sederhana : kartu pasien dan rak penyimpanan

·         Canggih : komputer

2.      Sarana medis kesehatan :

·         Meja bidan

·         Timbangan anak

·         Timbangan dewasa

·         Stetoskop

·         Lampu senter

·         Termometer

·         Plester

·         Pinset

·         Alkohol, kapas, kasa steril

·         Peralatan suntik

D.    Fungsi manajemen perlengkapan

Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai berikut.

1.       

1.      Fungsi perencanaan

Proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai atau user kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing-masing organisasi. Menurut Subagya (1994), ”perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan.”

Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi-devisi yang terjadi.

Suatu rencana harus didukung oleh semua pihak. Rencana yang dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan akan berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya.

      Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan (sasaran) diperlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan untuk mencapai sasaran organisasi.

Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut:

a.       Rencana jangka panjang (long range)

b.      Rencana jangka menengah (mid range)

c.       Rencana jangka pendek (short range)

Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:

a.       Rencana Pembelian

b.      Rencana Rehabilitasi

c.       Rencana Dislokasi

d.      Rencana Sewa

e.       Rencana Pembuatan

Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan pernyataan  sebagai berikut:

a.       Apakah yang dibutuhkan untuk menentukan jenis barang yang tepat (what)

b.      Berapa yang dibutuhkan untuk menentukan jumlah yang tepat (how much, how many)

c.       Kapan menentukan waktu yang tepat (when)

d.      Dimana dibutuhkan untuk menentukan tempat yang tepat (where)

e.       Siapa yang mengurus untuk menentukan orang atau unit yang tepat (who)

f.       Bagaimana diselenggarakan untuk menentukan proses yang tepat (how)

g.      Mengapa dibutuhkan pengecekan apakah keputusan yang diambil benar-benar tepat (why)

2.      Fungsi Penganggaran

Penganggaran (budgetting) adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya, 1994).

Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang tepat.

Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.

Pengaturan keuangan yang jelas, sederhana dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan.

Dalam menyususn anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain :

a.       Peraturan–peraturan terkait

b.      Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan teknologi

c.       Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran

d.      Pengaturan anggaran seperti sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik

Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam tergantung pada institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada rumah sakit pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari dana subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah sakit swasta sumber anggaran berasal dari  dana subsidi (Yayasan dan Donatur), penerimaan rumah sakit dan dana dari pihak ketiga.

Alokasi anggaran  logistik rumah sakit 40 % - 50 % dalam bentuk obat-obatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang.

3.      Fungsi Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi (Subagya, 1994).

Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. Cara–cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah:

a.       Pembelian

b.      Penyewaan

c.       Peminjaman

d.      Pemberian ( hibah )

e.       Penukaran

f.       Pembuatan

g.      Perbaikan

Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:

a.       Perencanaan dan penentuan kebutuhan

b.      Penyususnan dokumen tender

c.       Pengiklanan/penyampaian undangan lelang

d.      Pemasukan dan pembukuan penawaran

e.       Evaluasi penawaran

f.       Pengusulan dan penentuan pemenang

g.      Masa sanggah

h.      Penunjukan pemenang

i.        Pengaturan kontrak

j.        Pelaksanaan kontrak

Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi teknis yang menyangkut pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan. Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang pengadaan barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003.

Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain:

a.       Kode etik pengadaan

Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain:

1.      Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan.

2.      Tidak boleh ada keterangan orang dalam kepada siapapun.

3.      Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika.

b.      Pelelangan pengadaan barang

Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut:

1.      Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab teknis.

2.      Dilarang duduk sebagai anggota panitia sepert kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai pemeriksa.

3.      Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek.

4.      Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk.

4.      Fungsi Penyimpanan

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pngelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri.

Faktor-faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah:

a.       Pemilihan lokasi

Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik.

b.      Barang (jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)

Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam :

·         Barang biasa: kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat, brankar, kursi roda dll.

·         Barang khusus: obat-obatan, alat-alat medis dll.

c.       Pengaturan ruang

Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara efisien dan pengawasan ruangan.

d.      Prosedur/sistem penyimpanan

Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara pengambilan barang, pengawetan dll.

e.       Penggunaan alat bantu

f.       Pengamanan dan keselamatan

Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.

5.      Fungsi Penyaluran (Distribusi)

Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya  (Subagya, 1994). Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:

a.       Proses Administrasi

b.      Proses penyampaian berita (data-data informasi)

c.       Proses pengeluaran fisik barang

d.      Proses angkutan

e.       Proses pembongkaran dan pemuatan

f.       Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan

Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

6.      Fungsi Penghapusan

Penghapusan adalah kegiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (Subagya, 1994). Alasan penghapusan barang antara lain:

a.       Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan.

b.      Teknis dan ekonomis

Nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya yang disebabkan beberapa faktor:

·         Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki

·         Kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan

·         Aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut, menguap atau hadling

·         Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi.

c.       Surplus

d.      Tidak bertuan yaitu barang-barang yang tidak diurus

e.       Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara

Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain:

a.       Aspek yuridis, administrasi dan prosedur

Dalam aspek yuridis mencakup pembentukan panitia penilai, identifikasi dan inventarisasi peraturan-peraturan yang mengikat, persyaratan atau ketentuan terhadap barang yang dihapus, penyelesaian kewajiban sebelum barang dihapus.

b.      Aspek rencana pelaksana teknis

Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak lanjut. Cara-cara penghapusan yang lazim dilakukan antara lain:

1.      Pemanfaatan langsung yaitu usaha merehabilitasi/merekondisi komponen-komponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.

2.      Pemanfaatan kembali yaitu usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus menjadi barang lain.

3.      Pemindahan yaitu mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan langsung.

4.      Hibah yaitu pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar instansi (pemerintah).

5.      Penjualan/Pelelangan yaitu dijual baik di bawah tangan atau dilelang.

6.      Pemusnahan yaitu menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan.

7.      Fungsi Pengendalian

Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung. Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:

a.       Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan prosedur lain.

b.      Melaksanakan pengamatan (monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana.

c.       Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan.

d.      Melakukan supervisi

Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana-sarana pengendalian sebagai berikut:

a.       Struktur organisasi yang baik

b.      Sistem informasi yang memadai

c.       Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi

d.      Pendidikan dan pelatihan

e.       Anggaran yang cukup memadai